Es ist eines der häufigsten Gespräche, die ich derzeit führe. Ein Unternehmen hat Microsoft Copilot ausgerollt, teils für hunderte Mitarbeitende. Die Einführung war sauber, die Schulungen waren gut besucht. Sechs Monate später nutzt ein kleiner Teil das Tool regelmässig, der Rest gar nicht.
Die erste Reaktion ist meist, mehr zu schulen. Das hilft selten, weil das Problem woanders liegt.
Tools werden nicht wegen Funktionen übernommen, sondern wegen Situationen
Mitarbeitende übernehmen ein Tool, wenn es in einer wiederkehrenden Situation ihres Arbeitsalltags spürbar hilft. Eine Schulung, die Funktionen zeigt, erzeugt Bewunderung. Sie erzeugt keine Gewohnheit. Der Unterschied entscheidet über die Nutzungszahlen.
Wirksam ist der umgekehrte Weg: Man nimmt eine konkrete, häufige Aufgabe eines Teams – die Vorbereitung des Wochenberichts, die Zusammenfassung von Kundenanrufen, die erste Fassung einer Angebotsbeschreibung – und arbeitet diese eine Aufgabe gemeinsam durch, bis sie schneller und besser läuft als vorher. Danach folgt die zweite Aufgabe.
Adoption entsteht nicht dadurch, dass Menschen ein Tool verstehen. Sie entsteht, wenn Menschen ihre eigene Arbeit darin wiedererkennen.
Die stillen Blockaden
Neben der fehlenden Situationsnähe gibt es drei Blockaden, die selten offen ausgesprochen werden. Erstens die Unsicherheit, ob die Nutzung erlaubt ist – wenn Governance unklar bleibt, entscheiden sich vorsichtige Menschen im Zweifel dagegen. Zweitens die Sorge, dass sichtbare Effizienzgewinne die eigene Rolle infrage stellen. Drittens die Datenqualität: Wo Berechtigungen und Ablagen unsauber sind, liefert der Assistent schwache Ergebnisse und verliert das Vertrauen der Nutzenden nach wenigen Versuchen.
Alle drei Blockaden sind adressierbar, aber keine davon durch eine weitere Schulung.
Woran ich Fortschritt messe
Nutzungsstatistiken allein sagen wenig. Aussagekräftiger ist, ob Teams von sich aus neue Use Cases vorschlagen, ob die Nutzung nach der Einführungsphase stabil bleibt und ob Führungskräfte das Tool selbst sichtbar verwenden. Der letzte Punkt wirkt stärker als jede Kommunikationskampagne.
Wenn die Führung ein Tool nicht benutzt, versteht die Organisation die Botschaft sehr genau. Umgekehrt gilt das ebenso.