Die Rechnung für ein KI-Vorhaben wird fast immer auf derselben Grundlage aufgemacht: Anzahl Lizenzen mal Preis mal zwölf Monate. Das ist ein sauberer, überprüfbarer Betrag – und er beschreibt regelmässig weniger als die Hälfte der tatsächlichen Kosten.
Das ist kein Argument gegen die Investition. Es ist ein Argument dafür, die Rechnung vollständig aufzumachen, bevor jemand eine Erwartung an die Rendite formuliert.
Die drei unsichtbaren Posten
Aufbereitung der Grundlagen. Berechtigungen bereinigen, Ablagen ordnen, veraltete Dokumente aussortieren, Datenquellen dokumentieren. Bei mittlerer Grösse sind das zwanzig bis sechzig Personentage, und diese Arbeit ist unangenehm, weil sie keinen sichtbaren Fortschritt erzeugt. Sie ist trotzdem die Voraussetzung dafür, dass die Ergebnisse brauchbar sind.
Befähigung. Nicht die einmalige Schulung, sondern die begleiteten Arbeitssessions, die interne Champions und die Zeit, in der Menschen langsamer sind, weil sie etwas Neues lernen. Rechnen Sie pro Person mit einigen Stunden über mehrere Monate, plus dem Aufwand der Champions.
Betrieb und Pflege. Use Cases veralten, Agenten brauchen Anpassung, Berechtigungen driften erneut auseinander, jemand muss die Qualität stichprobenartig prüfen. Das ist eine dauerhafte Aufgabe, kein Projektende.
Wer nur die Lizenz rechnet, plant ein Drittel des Vorhabens und wundert sich über zwei Drittel Abweichung.
Die Nutzenseite ist ebenso unvollständig
Auf der anderen Seite wird meist mit eingesparten Minuten gerechnet: zwanzig Minuten pro Person und Tag, mal Anzahl Personen, mal Stundensatz. Diese Rechnung überzeugt niemanden, der ein Budget verantwortet, weil eingesparte Minuten nur dann zu Geld werden, wenn die frei gewordene Zeit tatsächlich anders genutzt wird.
Belastbarer sind Grössen, die das Geschäft ohnehin misst. Durchlaufzeit einer Offerte. Bearbeitungsdauer eines Falls im Kundendienst. Anteil der Anfragen, die im ersten Kontakt abschliessend beantwortet werden. Zeit bis zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Diese Zahlen existieren bereits, und Verbesserungen daran sind nicht wegzudiskutieren.
Ein realistischer Rahmen
Für ein erstes ernsthaftes Vorhaben in einem mittelgrossen Unternehmen sollten Sie mit einem Verhältnis von etwa eins zu zwei rechnen: auf jeden Franken Lizenzkosten kommen ungefähr zwei Franken für Aufbereitung, Befähigung und Betrieb im ersten Jahr. Ab dem zweiten Jahr verschiebt sich das Verhältnis deutlich zugunsten der Lizenz.
Diese Zahl ist eine Faustregel, keine Kalkulation. Ihr Zweck ist, das Gespräch in der Geschäftsleitung von „was kostet die Lizenz“ auf „was kostet es, damit es wirkt“ zu verschieben.
Der Vorteil der ehrlichen Rechnung
Vorhaben, die mit vollständiger Kostenrechnung starten, werden seltener abgebrochen. Nicht weil sie günstiger wären, sondern weil niemand nach sechs Monaten von unerwarteten Aufwänden überrascht wird. Überraschung ist der häufigste Grund, warum Vorhaben ihre Unterstützung im Führungsteam verlieren.