Tämä on yksi yleisimmistä keskusteluista juuri nyt. Yritys on ottanut Microsoft Copilotin käyttöön, joskus sadoille työntekijöille. Käyttöönotto sujui siististi ja koulutuksissa oli väkeä. Puoli vuotta myöhemmin pieni joukko käyttää työkalua säännöllisesti ja muut eivät lainkaan.
Ensimmäinen reaktio on yleensä lisätä koulutusta. Se auttaa harvoin, koska ongelma on toisaalla.
Työkalu otetaan käyttöön tilanteiden, ei ominaisuuksien takia
Ihminen ottaa työkalun käyttöön silloin, kun se auttaa tuntuvasti jossakin toistuvassa työpäivän tilanteessa. Koulutus, joka esittelee ominaisuuksia, herättää ihailua. Se ei synnytä tapaa. Tämä ero ratkaisee käyttöluvut.
Toimiva tapa on päinvastainen. Otetaan yksi konkreettinen, usein toistuva tiimin tehtävä – viikkoraportin valmistelu, asiakaspuheluiden tiivistäminen, tarjouksen ensimmäinen versio – ja käydään se yhdessä läpi, kunnes se sujuu nopeammin ja paremmin kuin ennen. Sitten otetaan seuraava tehtävä.
Käyttöönotto ei synny siitä, että ihmiset ymmärtävät työkalun. Se syntyy, kun ihmiset tunnistavat siinä oman työnsä.
Hiljaiset esteet
Tilannesidonnaisuuden puutteen lisäksi on kolme estettä, joista puhutaan harvoin ääneen. Ensinnäkin epävarmuus siitä, onko käyttö sallittua: kun hallintamalli jää epäselväksi, varovainen ihminen jättää mieluummin käyttämättä. Toiseksi huoli siitä, että näkyvä tehostuminen kyseenalaistaa oman roolin. Kolmanneksi datan laatu: kun käyttöoikeudet ja tallennuspaikat ovat sekaisin, avustaja tuottaa heikkoja vastauksia ja menettää käyttäjien luottamuksen muutamassa yrityksessä.
Kaikki kolme ovat ratkaistavissa. Yhtäkään ei ratkaista uudella koulutuksella.
Miten mittaan edistymistä
Pelkät käyttötilastot kertovat vähän. Puhuvampaa on se, alkavatko tiimit itse ehdottaa uusia käyttötapoja, pysyykö käyttö vakaana lanseerausvaiheen jälkeen ja käyttävätkö esihenkilöt työkalua näkyvästi itse. Viimeinen kohta vaikuttaa enemmän kuin mikään viestintäkampanja.
Jos johto ei käytä työkalua, organisaatio lukee viestin tarkasti. Sama pätee toisin päin.