Microsoft 365 Copilot toimii olemassa olevien käyttöoikeuksienne rajoissa. Se kuulostaa rauhoittavalta, ja myyntikeskusteluissa se esitetään juuri näin: Copilot ei näytä kenellekään mitään, mihin hänellä ei muutenkin olisi pääsyä.
Lause pitää paikkansa. Se on silti harhaanjohtava, koska se sivuuttaa ratkaisevan eron: eron teoreettisen pääsyn ja käytännön löytämisen välillä.
Miksi tällä on merkitystä
Useimmissa organisaatioissa on vuosien mittaan kertynyt käyttöoikeuksia, jotka ovat muodollisesti auki mutta käytännössä olleet merkityksettömiä. SharePoint-kirjasto, joka kerran avattiin projektia varten ”kaikille työntekijöille”. Kansio, joka menetti rajauksensa migraatiossa. Teams-kanava organisaatiomuutoksesta, jota kukaan ei sulkenut.
Tämä sisältö oli teknisesti saatavilla mutta tosiasiassa näkymätöntä, koska kukaan ei tiennyt sen olemassaolosta tai osunut oikeisiin hakusanoihin. Copilot poistaa juuri tämän esteen. Viattomaan kysymykseen ”Mitä esihenkilöt ansaitsevat meidän yksikössämme?” se antaa vastauksen, jos vastaava tiedosto on jossain avoinna.
Copilot ei muuta käyttöoikeuksianne. Se tekee näkyväksi, millaiset ne todellisuudessa ovat.
Kolme tapausta, jotka toistuvat säännöllisesti
- Henkilöstö- ja palkkatiedot yksiköiden säilytyspaikoissa, jotka ovat auki laajemmin kuin on oletettu.
- Luottamukselliset hankkeet – yritysostot, uudelleenjärjestelyt, irtisanomiset – projektialueilla, joiden jäsenlistat ovat liian anteliaita.
- Vanhat sopimus- ja hintatiedot, jotka johtavat myynnissä vääriin lupauksiin asiakkaalle.
Yksikään näistä ei ole hyökkäys. Ne ovat tavallisten työntekijöiden tavallisia kysymyksiä, jotka johtavat työkalun odottamattomaan vastaukseen. Siksi niitä on vaikea ennakoida – ja siksi ne ovat kiusallisia asianosaiselle, joka ei ole tehnyt mitään väärää.
Mitä on tehtävä ennen ensimmäistä lisenssiä
Työmäärä on kohtuullinen, kun se tehdään ennen käyttöönottoa, ja selvästi suurempi sen jälkeen.
- Käykää läpi laajat jaot: missä ”kaikilla” tai ”kaikilla työntekijöillä” on oikeus, ja onko se yhä tarkoitus?
- Rajatkaa arkaluontoiset säilytyspaikat – henkilöstö, talous, lakiasiat, johtoryhmä – pois indeksistä tai supistakaa oikeudet kunnolla.
- Ottakaa luottamuksellisuusmerkinnät käyttöön niissä luokissa, joilla on todella merkitystä, ei kahdessakymmenessä teoreettisessa.
- Aloittakaa rajatusta ryhmästä, ei koko yrityksestä, ja katsokaa neljän viikon jälkeen, mitä on löytynyt.
- Sopikaa etukäteen, kuka vastaa tilanteesta, jossa joku löytää jotain odottamatonta – ja varmistakaa, ettei ilmoittajalle koidu siitä henkilöstöseuraamuksia.
Virhe, joka maksaa eniten
Kallein virhe on jakaa lisenssit kaikille yhtä aikaa. Se muuttaa hallittavan siivousprojektin tapaukseksi, jossa ovat mukana henkilöstöhallinto, lakiasiat ja johtoryhmä – ja se vahingoittaa luottamusta työkaluun, jota aiotte viedä eteenpäin vielä vuosia.
Vaiheittainen käyttöönotto kolmessa tai neljässä aallossa vie muutaman viikon enemmän. Suurella todennäköisyydellä se säästää teidät keskustelulta, jota ette halua käydä.
Sivuvaikutus, joka kannattaa
Tämä esityö ei ole hukkaan heitettyä aikaa. Siivottu käyttöoikeuskokonaisuus hyödyttää yhtä lailla tietoturvaa, tietosuojaa ja jokaista myöhempää tekoälyhanketta. Monessa yrityksessä kerrotaan, että Copilotin käyttöönotto oli ensimmäinen syy tarttua vihdoin vuosia tunnettuun ongelmaan.
Se on hyvä syy tehdä se. Mutta juuri ennen käyttöönottoa.