Tekoälyhankkeen laskelma tehdään lähes aina samalla kaavalla: lisenssien määrä kertaa hinta kertaa kaksitoista kuukautta. Se on siisti ja tarkistettavissa oleva summa – ja se kattaa säännönmukaisesti alle puolet todellisista kustannuksista.
Tämä ei ole peruste jättää investointi tekemättä. Se on peruste tehdä laskelma kokonaan, ennen kuin kukaan asettaa odotuksia tuotolle.
Kolme näkymätöntä erää
Perustan kuntoon laittaminen. Käyttöoikeuksien siivous, säilytyspaikkojen järjestäminen, vanhentuneiden dokumenttien karsinta, tietolähteiden dokumentointi. Keskisuuressa yrityksessä tämä on kahdestakymmenestä kuuteenkymmeneen henkilötyöpäivää, ja työ on epämiellyttävää, koska se ei tuota näkyvää edistystä. Se on silti edellytys sille, että tulokset ovat käyttökelpoisia.
Osaamisen rakentaminen. Ei kertakoulutus vaan ohjatut työsessiot, sisäiset kärkikäyttäjät ja se aika, jonka ihmiset ovat hitaampia oppiessaan uutta. Varatkaa henkeä kohti muutamia tunteja usean kuukauden aikana, plus kärkikäyttäjien työpanos.
Ylläpito ja käyttö. Käyttötapaukset vanhenevat, agentit vaativat säätöä, käyttöoikeudet ajautuvat taas erilleen, jonkun on tarkastettava laatua pistokokein. Tämä on pysyvä tehtävä, ei projektin päätös.
Se joka laskee vain lisenssin, suunnittelee kolmanneksen hankkeesta ja ihmettelee kahden kolmanneksen poikkeamaa.
Hyötypuoli on yhtä puutteellinen
Toisella puolella lasketaan yleensä säästetyillä minuuteilla: kaksikymmentä minuuttia henkeä ja päivää kohti kertaa ihmisten määrä kertaa tuntihinta. Tämä laskelma ei vakuuta ketään budjetista vastaavaa, koska säästetyt minuutit muuttuvat rahaksi vain, jos vapautunut aika todella käytetään toisin.
Kestävämpiä ovat luvut, joita liiketoiminta jo muutenkin mittaa. Tarjouksen läpimenoaika. Asiakaspalvelutapauksen käsittelyaika. Ensimmäisellä kontaktilla loppuun asti hoidettujen yhteydenottojen osuus. Uuden työntekijän perehtymisaika. Nämä luvut ovat jo olemassa, eikä niiden parannuksia voi selittää pois.
Realistinen mittakaava
Keskisuuren yrityksen ensimmäisessä vakavassa hankkeessa kannattaa varautua noin suhteeseen yksi kahteen: jokaista lisenssifrangia kohti tulee ensimmäisenä vuonna noin kaksi frangia valmistelua, osaamista ja ylläpitoa. Toisesta vuodesta alkaen suhde siirtyy selvästi lisenssin hyväksi.
Luku on nyrkkisääntö, ei kalkyyli. Sen tarkoitus on siirtää johtoryhmän keskustelu kysymyksestä ”mitä lisenssi maksaa” kysymykseen ”mitä maksaa saada se toimimaan”.
Rehellisen laskelman etu
Hankkeet, jotka alkavat täydellä kustannuslaskelmalla, keskeytetään harvemmin. Ei siksi että ne olisivat halvempia, vaan siksi ettei kukaan yllity puolen vuoden jälkeen odottamattomista kuluista. Yllätys on yleisin syy siihen, että hanke menettää tuen johtoryhmässä.