Kysymykseen siitä, käytetäänkö yrityksessänne tekoälyä, on jo vastattu. Sitä käytetään, ja on käytetty jo jonkin aikaa. Avoinna on vain se, tiedättekö asiasta, missä sitä tapahtuu ja mitä tietoa samalla valuu ulos yrityksestä.
Kuvio on kaikkialla sama. Asiantuntija on kiireessä, avaa vapaasti saatavilla olevan kielimallin omassa selainprofiilissaan ja liittää siihen sopimusluonnoksen, jonka haluaa tiivistettävän. Kehittäjä pyytää selitystä hankalasta funktiosta ja kopioi lähdekoodin kommentteineen mukaan. Myyjä pyytää apua tarjouksen sanamuotoon ja antaa hintalistan kaupan päälle.
Kukaan heistä ei toimi pahassa tarkoituksessa. Kaikki kolme yrittävät tehdä työnsä hyvin. Juuri siksi kielto on heikoin mahdollinen vastaus.
Mitä oikeasti tapahtuu
Kolme asiaa tapahtuu yhtä aikaa, eikä yksikään niistä näy laskulla.
- Luottamuksellinen sisältö poistuu hallitulta alueelta – ilman sopimusta, käyttötarkoituksen rajausta, poistokäytäntöä ja ilman tietoa siitä, missä se on.
- Mistään ei jää jälkeä siitä, mitkä päätökset on tehty minkäkin avun turvin. Tarkastuksessa teillä ei ole vastausta.
- Osaaminen kertyy yrityksen ulkopuolelle. Se mikä syntyy henkilökohtaisiin tileihin, lähtee työntekijän mukana.
Mukaan tulee vielä sääntelynäkökulma, joka Sveitsissä usein sivuutetaan. Heti kun henkilötietoja päätyy työkaluun, josta ei ole tietojenkäsittelysopimusta, kyseessä on tietosuojaloukkaus – riippumatta siitä, tapahtuuko niillä koskaan mitään vahingollista. Asiakas- tai hakijatiedoissa ilmoitusvelvollisuuden raja ylittyy nopeasti.
Kielto ei estä käyttöä. Se estää vain sen, että te saatte tietää siitä.
Miksi kiellot pahentavat ongelmaa
Monen yrityksen ensimmäinen reaktio on ohje, joka kieltää omat tekoälytyökalut. Lopputulos on hyvin dokumentoitu: käyttö ei juuri vähene, se muuttuu vain näkymättömäksi. Ihmiset siirtyvät omaan puhelimeen, käyttävät sen yhteyttä yrityksen verkon sijaan eivätkä enää puhu asiasta. Samalla menetätte viimeisen mahdollisuutenne tunnistaa riskejä ja korjata virheitä.
Pahempaa on se, että menetätte juuri ne ihmiset, jotka ovat pisimmällä. Kun työkaluja tuottavasti käyttävä saa niistä sanktion, hän lakkaa jakamasta kokemuksiaan. Juuri heitä tarvitsisitte kärkikäyttäjinä.
Tie, joka toimii
Toimiva vastaus on kolmen toimenpiteen yhdistelmä, tässä järjestyksessä. Ensin rehellinen nykytilan kartoitus ilman syyllistämistä. Kysykää tiimeiltä avoimesti, mitä työkaluja oikeasti käytetään, ja luvatkaa, ettei siitä seuraa henkilöstötoimia. Yllätytte siitä, kuinka paljon saatte tietää kahdessa viikossa.
Toiseksi nopea ja hyvä vaihtoehto. Tehokkain suoja varjotekoälyä vastaan on hyväksytty työkalu, joka on vähintään yhtä hyvä kuin epävirallinen. Jos hyväksytty ratkaisu on hitaampi, kömpelömpi tai huonompi, häviätte – joka kerta.
Kolmanneksi selkeät ja lyhyet säännöt, jotka ihminen muistaa. Ei kahtatoista sivua ohjetta vaan kolme lausetta siitä, mitä työkaluun saa syöttää, mitä ei ja keneltä kysytään, kun on epävarma.
Esimerkki tällaisista säännöistä
Julkista ja sisäistä tietoa ilman henkilötietoja saa syöttää hyväksyttyihin työkaluihin. Asiakas-, henkilöstö- ja sopimustiedot vain työkaluihin, joista on sopimus. Kaikki se, mitä ette kirjoittaisi sähköpostiin ulkopuoliselle kumppanille, ei kuulu mihinkään julkiseen malliin. Epävarma kysyy nimetystä paikasta – ja saa vastauksen vuorokaudessa.
Kolme lausetta ja yksi vastuutaho. Käytännössä se toimii paremmin kuin ohjeistus, jota kukaan ei lue loppuun.
Mitä tämä tarkoittaa johdolle
Varjotekoäly ei ole IT-ongelma vaan signaali. Siellä missä sitä on paljon, organisaatio kertoo teille todellisesta tarpeesta, jota ette vielä täytä. Se on hyödyllistä tietoa, kun sen käsittelee tietona eikä sääntörikkomuksena.
Kunnollinen kartoitus vie muutaman viikon. Ilmoitetun tietosuojaloukkauksen hinta on selvästi korkeampi – eikä selitystä suurelle asiakkaalle voi mitata frangeissa.